Referat fra styremøter

Referat fra styremøte 29. mai 2018 kl. 18.00 på møterom Svalsberget i Publikumsbygget.

Til stede: Fredrik Steineke, Svein Ove Hojem, Astrid Stensaas, Monica Aase, Per Kåre Grønvold, Gaute Myhre og Tove Malde

Fraværende: Harald Snekvik

Agenda

Sak 30/18: Godkjennelse av referat fra Styremøtet 17. april

Referatet ble godkjent.

Sak 31/18: StyreWeb. Presentasjon av programmet ved Einar Arne Skive

Einar Arne Skive presenterte programmet StyreWeb, som er laget for å administrere store og små frivillige lag og foreninger. Programmet tar utgangspunkt i medlemmene, og bygger ut et system med oversikt over medlemmer, møter og referater, dokumentarkiv, kommunikasjon, økonomi og regnskap,

Blant annet sa han at alle opplysninger er integrert i ett system, skal bare registreres en gang. Dugnadsregnskap gjør at hver enkelt kan registrere sin innsats. Egen medlemsportal hvor medlemmene kan få oversikt over sitt forhold til Venneforeningen. 

Sak 32/18: Status

a)      Medlemslistene og timeregistrering

Fire grupper har etterspurt bøker for timeregistrering av utført arbeid. Bøker er oversendt gruppene.

Monica Aase har utarbeidet oversikt over de frivillige som hører til i de forskjellige gruppene.

b)     Vips og momsrefusjon

Monica Aase har sjekket at MIST har Vipps. Fredrik Steineke tar kontakt med Malin Halbakken Søreide for å få Vipps lagt inn hos Venneforeningen.  

Monica Aase informerte om at Venneforeningen nå har oversendt nødvendig informasjon vedrørende momsrefusjon for de varene som Venneforeningen har kjøpt inn i 2017.

c)      Brønnøysundregisteret

Fredrik Steineke delte ut tilbakemeldingen fra Brønnøysundregisteret om opplysninger gitt om det nye styret. Varamedlemmer skal ikke registreres.

d)     Ledere for frivillig-gruppene

Vi mangler leder for Kafe- og Bakegruppen. Kommer tilbake til dette i egen sak.

e)      Høstturen 2018

      Høstturen går i år til Bakksætra i Gjevillvassdalen. På grunn av bryllup i de tidligere   

      foreslåtte helgene har styret bestemt at turen skal være onsdag 5. eller 12. september. Fredrik

      Steineke følger det opp.

      Styret har, på oppfordring fra Gaute Myhre, lest Museets Årsrapport 2017, og var enig om at

      den var veldig bra og informativ.

Sak 33/18 Sommerarrangement for frivillige

Det er tradisjon at det arrangeres to tilstelninger for de frivillige. Sommerarrangementet i juni er det Venneforeningen som har ansvaret for. Julearrangementet er det Museet som tar seg av.

På sommerarrangementet har det alltid vært et utearrangement eller et kåseri inne i amfiet. Vi har alltid brukt en av museets ansatte til å kåsere. Etter kåseriet har det vært servering i Borgstua og hyggelig samvær. Venneforeningen har betalt maten og medlemmene har betalt drikke selv. Det har vært ca.50 deltakere hver gang.

Styret var enig i å arrangere sommerarrangementet midt i juni. Fredrik Steineke følger opp, snakker med Terje Bratsberg om dato, og reserverer Skogheim. Der kan vi både høre foredrag og spise et enkelt måltid. Han holder styret informert om fremdriften, og lager invitasjonen. Monica Aase sender den ut.

Sak 34/18: Forbund for Museumsvenner

Neste møte blir på Røros og datoen er 7. til 9. september 2018. Fra de fleste organisasjonene kommer det en eller to personer. Hvem stiller fra Venneforeningen?

Astrid Stensaas drar. Tove Malde sjekker, og drar hvis mulig.

Sak 35/18: Referat fra styremøtene

Bør styrereferatene legges ut på hjemmesida til Venneforeningen?

Styret mener referatene kan legges ut på hjemmesiden, etter at de er godkjent i styret.

Sak 36/18: Skimuseet.

Hvordan kan Venneforeningen bidra til at Skimuseet blir realisert?

Gaute Myhre takket Astrid Stensaas for å ta opp saken, og presenterte deretter en del av historikken og begrunnelsen for å bygge opp skimuseet på nytt. Etter en omflakkende tilværelse, de siste årene i Løveapoteket på Sverresborg, er samlingen nå pakket ned, i påvente av en permanent skiutstilling i Gråbygget. Gaute Myhre har jobbet med saken i flere år, og har etablert en støttegruppe, som blant annet består av Marit Bjørgen, Petter Northug og Edvard Moser. Utfordringen i dag er at det mangler flere millioner for å få samlingen på plass, og at hverken kommunen eller fylket støtter arbeidet.

Astrid Stensaas var opptatt av hva Sverresborg Venneforening kan bidra med for å øke interessen for skimuseet. Kommunen satser på mesterskap i VM, men er tydeligvis ikke interessert i Trøndelags fantastiske skihistorie. Kanskje en journalist kan skrive om saken, eller Sons of Norway i USA vil bidra. Styret tenker over forslag til neste styremøte.

Sak 37/18: Prioriterte oppgaver for styremedlemmene

Hvilke områder skal det enkelte styremedlem ha ansvaret for?

Astrid Stensaas og Tove Malde tar ansvar for oversikt over Venneforeningens eiendeler. De begynner i morgen, onsdag 30., med å flytte eiendelene fra lagerrommet i resepsjonen til Veksthuset.   

Tove Malde ber Marit Herrem om hjelp til kaffekoking/vaffelsteking etc. søndag 3. juni. Hun informerer Fredrik Steineke, som også kommer søndag.

Sak 38/18: Venneforeningens aktiva

Flytting av Venneforeningens aktiva fra administrasjonsbygget til Veksthuset?

Flyttingen begynner 30. mai..

Sak 39/18: Støtte til innkjøp av traktor

Støtte fra Venneforeningen til innkjøp av brukt traktor til museet

Styret er enig om å bruke deler av fondet til innkjøp av brukt traktor til museet. Svein Ove Hojem starter jakten på en brukbar, brukt traktor.

Sak 40/18: StyreWeb

Bør Venneforeningen ta i bruk programmet StyreWeb?

Fredrik Steineke og Monica Aase vil til høsten prøve ut StyreWeb, som kan utprøves gratis i en måned. Fredrik Steineke informerer StyreWeb om det.

Sak 41/18: Kafe- og bakegruppa

Hvordan organiserer vi denne gruppa, og hvem tar ansvaret for vaffel/kakebaking ved arrangementer på museet? Hagegruppa (Marit, Gina og Elin) har påtatt seg ansvaret for julebasaren i 2018.

Tove Malde kontakter Marit Herrem for å få hjelp søndag 3. juni i år, slik at vi blir kjent med opplegget. Fredrik Steineke stiller også den dagen, Han avtaler med Malin Halbakken Søreide om hvordan vi samarbeider når det er behov for Kafe- og bakegruppa.

Sak 42/18: Eventuelt

Svein Ove Hojem fortalte at dyra kommer til museet søndag. Det er full innsats for å få ferdig Adolf Øiens stuer. Det satses for fullt på St. Hans feiringen, et arrangement som er svært populært, men væravhengig.   

Astrid Stensaas etterlyste bedre informasjon om endringer i Museets program. Fredrik Steineke tar kontakt med Malin Halbakken Søreide for å forbedre rutinene hvis Museet endrer sine planer.

Neste styremøte blir 26. juni. Fredrik Steineke sender ut datoer for årets styremøte på nytt.

Referent Tove Malde

30. mai 2018