Referat fra styremøter.

Referat fra styremøte tirsdag 17. april 2018 kl. 18.00 på møterommet Svalsberget i Publikumsbygget.

Til stede: Fredrik Steineke, Sven Ove Hojem, Astrid Stensaas, Monica Aase, Harald Snekvik, Gaute Myhre og Tove Malde

Fraværende: Per Kåre Grønvold

Sak 18/18: Styreleder ønsker velkommen. Kort presentasjon av deltakerne.

Alle medlemmene i styret ga en kort presentasjon av seg selv.

Sak 19/18: Møteplan for styremøtene i 2018.

Fredrik Steineke lager forslag til møteplan til neste styremøte.

Sak 20/18: Hvilke oppgaver bør Venneforeningen fortsette å prioritere i 2018? Se Årsrapporten fra Venneforeningen 2017. Andre forslag.

Styreleder ønsket å drøfte fremtidige oppgaver for Venneforeningen. Tove Malde refererte til årsmøtepapirene, hvor det står at venneforeningen nå burde støtte Skimuseet. Gauthe Myhre, som er ansvarlig for gjennomføringen av Skimuseet, sa at Skimuseet er avhengig av økonomisk støtte, og at søknader er sendt til mulige bidragsytere. Astrid Stensaas mente vi bør vente med å prioritere oppgavene, for å se hvilke behov som dukker opp.

Sak 21/18: Søknad om økonomiske støtte kr. 30.000,- fra Hagegruppa i 2018. Se vedlegget.

Fredrik Steineke viste til søknad fra Hagegruppen om kr. 30.000.- i støtte for 2018. Styret er enig om å bevilge dette beløpet til Hagegruppen, samme beløp som tidligere år.

Astrid Stensaas sa at det nye vekstrommet, som nå er pusset opp, har hatt en del utgifter som kommer i tillegg. Styret er enig om at utgiftene til vekstrommet bør dekkes av Venneforeningen.

Sak 22/18: Elektronisk medlemsregister for Venneforeningen. Oppfølging av brev til Venneforeningen fra MIST datert 13.3 då. Se vedlegget.

Venneforeningen mottok svar, datert 13.03.2018, fra den nye administrerende direktøren i MIST, Nina Refseth, på vår forespørsel om elektronisk medlemsregister. Monica Aase, som har arbeidet med Venneforeningens medlemsregister i mange år, fikk ansvaret for å følge opp problemstillingen med kontaktpersonen i MIST, May Britt Granheim.

Sak 23/18: Tilbud om kjøp av 18 akvareller pris kr. 140.000.- til 130.000,- fra Galleri Kanalen. Leder orienterer.

Styret er enig om at vi ikke kjøper disse akvarellene.

Sak 24/18: Hvilke krav har Venneforeningen til MIST, og hvilke forpliktelser har MIST til Venneforeningen?

Monica Aase fikk ansvaret for å utrede for styret hvilke krav Venneforeningen har til MIST og hvilke forpliktelser MIST har til Venneforeningen. 

Sak 25/18: Museets kalender første halvår. Støtte / assistanse fra Venneforeningen. Årsplan for Venneforeningen 2018.

Styreleder Fredrik Steineke gjennomgikk Museets aktivitetskalender for våren 2018, og trakk frem de arrangementene der Venneforeningen vanligvis bidrar.

Søndag 13. mai: Familiesøndag. Hils på dyrene på gården.

Lørdag 26. mai: Åpen dag. Våronn på Sverresborg. Vi setter poteter og sår frø i parsellene.

Søndag 17. juni. Åpning av Sommerprogram. Hagene fylles med liv og aktivitet!

Lørdag 23. juni. St- Hans og Slåttadag. Stor St. Hans fest med de gamle midtsommertradisjonene i fokus.

Venneforeningen har hvert år bidratt med blant annet salg av kaffe og kaker, men det var usikkerhet i det nye styret om hvordan dette ble organisert og gjennomført. Derfor bestemte styreleder Fredrik Steineke at han kontakter tidligere styreleder Marit Herren for en oppdatering, og Museets planleggingskoordinator og Venneforeningens kontaktperson, Malin Halbakken Søreide, for sammen med styret å planlegge disse aktivitetene.

Styret trenger en oversikt over hvilke frivillige medlemmer som er med i de enkelte arbeidsgruppene og hvem som leder gruppene. Monica sender denne oversikten til alle styremedlemmene. 

Torsdag 17. mai: Nasjonaldagen feires. Vi feirer nasjonaldagen på Sverresborg.

Å feire nasjonaldagen på Sverresborg er nytt av året. Årsaken er at det denne dagen ankommer cruiseskip med årets høyeste antall turister. Siden Midtbyen den dagen er full av mennesker, er ønsket at Sverresborg Museum lager et eget 17. mai arrangement for turistene.

Sverresborg Museum vil den dagen invitere til gratis inngang og is til alle barna. Det vil arrangeres tog fra torget i Byavdelingen og rundt i friluftsavdelingen.  

Problemet for Museet er å skaffe musikkorps til å lede toget. Styret er enig om at vi ikke kan løse dette problemet, men foreslår å spørre voksenkorps, eller kanskje det finnes korps i nærmiljøet som kan stille opp. Et annet forslag var å bruke felespillere, og kanskje folkedansere til å lede toget. Styreleder informerer markedskoordinator Line Volden ved museet.

Sak 26/18: Overføring av overskudd fra 2017 til Venneforeningens fond?

Styret er enig om at vi foreløpig ikke setter av deler av overskuddet i 2017 til fondet.

Sak 27/18: Tilbakemelding fra Venneforeningen til Brønnøysundregisteret.

Fredrik Steineke oversender nødvendig informasjon fra Venneforeningen til Brønnøysundregisteret.

Sak 28/18: Opprettelse av Vipps betalingskonto for Venneforeningen.

Monica Aase undersøker hvordan Venneforeningen får Vipps konto.

Sak 28/18: Eventuelt.

Astrid Stensaas savnet saken «Nytt fra Sverresborg» på sakslisten. Representanten fra Museet på styremøtet, Sven Ove Hojem, fortalte at det nå er fullt engasjement på Adolf Øiens stuer, som skal åpnes til høsten. 

Museet skal ha vaskedugnad 7. mai i Byavdelingen, og 14. mai i Friluftsmuseet. Museet håper frivillige vil hjelpe til. Det vil bli servert kaffe og kake på vaskedugnadene.

Dato for å rydde og rake på uteområdene kommer senere.

Dammen ved inngangspartiet inne på Museet skal rehabiliteres, og sceneflaten ved siden av rettes opp og forsterkes med duk og grus. Planen er også å starte restaurering av lysthuset i parken.

Det skal være 4 konserter i uke 32 og 33, og Toillsokkfestivalen gjennomføres 27. juli til 9. august.

Ansvaret for Museets nettsider er Line Volden. 

Tove Malde forslo at styret burde få en omvisning i Museets bygninger, både i byen og friluftsavdelingen. Styret var enig, og styreleder Fredrik Steineke tar opp dette ønske med Malin Halbakken Søreide. Styret var enig med Astrid Stensaas, som foreslo at dette også burde være et tilbud til alle frivillige i Venneforeningen. 

Astrid Stensaas mente det er viktig å få et mer eksakt tall på hvor mange timer de frivillige bruker i arbeidet på Museet. De fleste gruppene er ledet av en av Museets ansatte, som informeres om det. Styreleder følger opp dette.   

Høsttur 2018. Fredrik Steineke foreslo at høstturen 2018 går til Bakksætra i Gjevilvassdalen, i månedsskifte august/september. Han følger opp forslaget, og kommer med tilbakemelding.  

Spørsmål om momsrefusjon ved innkjøp ble diskutert. Dette er sjelden aktuelt, fordi Venneforeningen gir pengene som gave til Museet, og Museet får moms for innkjøpene. Monica Aase sjekker med Gunn Bratseth vedrørende moms for T-skjorter og brosjyrer/medlemsoblater, som ble betalt av Venneforeningen direkte i 2017.

Styret diskuterte en oppskriftsbok for diverse gjøremål, fra vaffeloppskrift til oppfølging av de frivillige gruppene, innkjøp etc. Harald Snekvik viste i den forbindelse til dataprogrammet Styreweb, som brukes av andre foreninger, og som han har god erfaring med. Han vil demonstrere programmet på neste møte.

Monica Aase sa at det på denne tiden er vanlig å sende ut purring på medlemskontingent. Monica sender ut purring til de som ikke har betalt.

Astrid Stensaas ble utpekt til nestleder i styret. 

Referent Tove Malde

18. april 2018